Un dirigeant qui prête de l’argent à sa propre société, une entreprise détenue par un associé qui facture une prestation à la structure dont il est actionnaire : ces opérations, fréquentes dans la vie d’une PME, ne sont pas interdites, mais elles échappent rarement à un formalisme spécifique destiné à protéger les autres associés contre un conflit d’intérêts mal maîtrisé.
Ce guide explique ce qu’est une convention réglementée, comment la distinguer d’une convention libre ou interdite, la procédure d’approbation à respecter, et ce que risque une entreprise qui néglige cette formalité.
À retenir
- Une convention réglementée concerne un contrat entre la société et un dirigeant ou un associé significatif, hors opérations courantes à conditions normales.
- Elle doit être soumise à une procédure d'approbation par les associés, précédée d'un rapport présentant ses termes et sa justification.
- Son absence d'approbation n'annule pas la convention, mais expose le dirigeant concerné à un risque de responsabilité personnelle.
Distinguer les trois catégories de conventions
Les conventions libres, sans formalisme particulier
Une opération courante, conclue à des conditions normales comparables à celles négociées avec un tiers indépendant, échappe à toute procédure spécifique. Un contrat de fourniture standard avec un dirigeant qui serait aussi client habituel de la société, aux mêmes tarifs que tout autre client, en est un exemple typique.
Les conventions réglementées, soumises à approbation
Dès qu’une opération sort de ce cadre habituel par sa nature, un prêt, une garantie, une rémunération exceptionnelle, ou par des conditions s’écartant de la pratique normale du marché, elle relève du régime des conventions réglementées. Ce régime concerne les opérations entre la société et ses dirigeants, ses associés détenant une fraction significative du capital, ou des entreprises dans lesquelles ceux-ci ont un intérêt direct ou indirect.
Les conventions interdites, prohibées sans exception
Certaines opérations restent purement et simplement interdites, quelle que soit la volonté des parties de les formaliser : notamment les emprunts contractés par un dirigeant auprès de sa propre société, ou la souscription par la société d’engagements pour garantir les dettes personnelles d’un dirigeant. Aucune procédure d’approbation ne peut régulariser ce type d’opération, purement et simplement nulle.
Un apport en compte courant d'associé consenti à des conditions normales relève en général d'une convention libre, mais des modalités de remboursement ou un taux d'intérêt s'écartant de la pratique habituelle peuvent le faire basculer dans le régime des conventions réglementées, comme détaillé dans notre guide sur le fonctionnement du compte courant d'associé.
La procédure d’approbation, étape par étape
L’établissement d’un rapport préalable
Avant toute approbation, un rapport doit présenter la convention concernée, son objet, ses conditions financières, et la justification de son intérêt pour la société. Ce rapport est établi par le commissaire aux comptes lorsque la société en dispose, ou par le dirigeant lui-même en son absence, une situation fréquente dans les plus petites structures.
L’approbation par les associés
Le rapport est ensuite présenté aux associés réunis en assemblée, généralement à l’occasion de celle statuant sur les comptes de l’exercice au cours duquel la convention a été conclue. Le dirigeant ou l’associé directement intéressé par la convention ne peut en général pas participer au vote sur cette résolution précise, une règle destinée à garantir l’objectivité de la décision.
Ce qu’il en coûte de négliger cette formalité
Une convention qui reste valable, mais un dirigeant exposé
L’absence d’approbation ne rend pas la convention nulle : elle continue de produire ses effets entre la société et son cocontractant. En revanche, le dirigeant à l’origine de cette omission peut voir sa responsabilité personnelle engagée si la convention s’avère préjudiciable aux intérêts de la société, une situation qui rejoint les enjeux de protection abordés dans notre guide sur la délégation de pouvoirs du dirigeant, où l’absence de formalisme fragilise systématiquement la position du dirigeant en cas de contentieux.
Un risque fiscal et social à ne pas sous-estimer
Une convention non approuvée et jugée déséquilibrée par l’administration fiscale peut être requalifiée en avantage occulte, avec des conséquences fiscales et sociales significatives pour le dirigeant bénéficiaire comme pour la société elle-même. Ce risque s’ajoute à celui, purement civil, de la mise en cause de la responsabilité du dirigeant devant les associés.
Convention réglementée approuvée
- Transparence totale vis-à-vis des associés.
- Sécurité juridique renforcée pour le dirigeant concerné.
- Risque de requalification fiscale fortement réduit.
Convention non approuvée
- Responsabilité personnelle du dirigeant engagée en cas de préjudice.
- Risque de requalification en avantage occulte lors d'un contrôle fiscal.
- Fragilisation de la position du dirigeant en cas de conflit avec les associés.
Le cas particulier des sociétés unipersonnelles
Une procédure allégée, pas supprimée
Dans une SASU ou une EURL où l’associé unique est également le dirigeant, la logique de contrôle par un tiers associé n’a plus lieu d’être puisqu’aucun autre associé n’existe. La convention est alors simplement mentionnée dans un registre spécial tenu par la société, sans assemblée ni vote formel, mais cette mention reste obligatoire pour assurer la traçabilité de l’opération.
Le retour au régime complet dès l’ouverture du capital
Dès qu’un second associé entre au capital, y compris pour une participation minoritaire, la procédure complète d’approbation redevient applicable pour toute nouvelle convention conclue à compter de cette date. Les conventions antérieures, mentionnées au seul registre, ne sont pas rétroactivement soumises à cette procédure renforcée.
Avant de conclure une opération entre la société et un dirigeant ou un associé significatif, il est préférable de qualifier la convention en amont, libre ou réglementée, plutôt que de découvrir cette obligation lors de l'assemblée annuelle, quand la convention est déjà pleinement exécutée.
Conventions réglementées et augmentation de capital : un lien parfois oublié
Un apport en nature ou une souscription réservée à surveiller
Une augmentation de capital réservée à un dirigeant, ou impliquant un apport en nature dont il est le propriétaire, peut elle-même relever du régime des conventions réglementées si les conditions retenues s’écartent de ce qui serait proposé à un tiers extérieur. Ce point mérite une attention particulière lors de la préparation d’une augmentation de capital en SARL ou en SAS, pour éviter qu’une opération de financement légitime ne se transforme en source de contentieux avec les autres associés.
La vigilance nécessaire lors d’une cession de titres impliquant un dirigeant
De la même façon, une cession de titres au bénéfice d’un dirigeant, à un prix ou des conditions préférentielles par rapport au marché, peut également nécessiter une approbation préalable selon les circonstances entourant l’opération. Anticiper cette qualification dès la négociation évite de devoir régulariser après coup une opération déjà exécutée.
Sécuriser la gouvernance de l’entreprise
- Identifier systématiquement les opérations conclues avec un dirigeant, un associé significatif ou une entreprise liée.
- Qualifier la convention avant sa signature, libre, réglementée ou interdite, plutôt qu’après coup.
- Faire établir le rapport préalable dans les délais permettant une présentation en assemblée dans de bonnes conditions.
- Écarter le vote de l’associé intéressé sur la résolution portant sur sa propre convention.
- Documenter chaque étape de la procédure, pour disposer d’une traçabilité complète en cas de contrôle ultérieur.
Une formalité de gouvernance, pas une simple contrainte administrative
Le régime des conventions réglementées répond à un objectif précis : protéger les associés minoritaires et la société elle-même contre des opérations déséquilibrées conclues au bénéfice d’un dirigeant ou d’un associé influent. Loin d’être une simple contrainte administrative, cette procédure constitue une véritable protection pour le dirigeant lui-même, qui sécurise sa position en cas de contestation ultérieure par les autres associés ou par l’administration fiscale.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une convention réglementée exactement ?
C'est un contrat ou une opération conclu entre la société et l'un de ses dirigeants, associés significatifs, ou une entreprise dans laquelle ceux-ci ont un intérêt, qui n'entre ni dans la catégorie des conventions libres, sans enjeu particulier, ni dans celle des conventions interdites. Un prêt du dirigeant à la société, une prestation facturée par une entreprise appartenant à un associé, ou une avance de trésorerie en sont des exemples fréquents.
Toutes les conventions entre la société et son dirigeant doivent-elles être approuvées ?
Non. Les conventions courantes conclues à des conditions normales, comparables à celles pratiquées avec un tiers indépendant, sont qualifiées de conventions libres et échappent à la procédure d'approbation. Seules les conventions qui sortent de ce cadre habituel, par leur nature ou leurs conditions, relèvent du régime des conventions réglementées.
Que risque une société qui omet de faire approuver une convention réglementée ?
La convention non approuvée reste en principe valable et continue de produire ses effets, mais le dirigeant à l'origine de l'omission peut voir sa responsabilité personnelle engagée si la convention s'avère préjudiciable à la société. Les conséquences fiscales et sociales d'un tel oubli peuvent également s'avérer lourdes en cas de contrôle, notamment si l'administration y voit un avantage occulte non justifié.
Une SAS unipersonnelle est-elle concernée par les conventions réglementées ?
Le régime s'applique de façon allégée : lorsque l'associé unique est également dirigeant, la convention est simplement mentionnée dans un registre spécial, sans procédure d'approbation formelle puisqu'il n'existe aucun autre associé à consulter. Dès qu'un second associé entre au capital, la procédure complète redevient applicable pour toute nouvelle convention conclue.
Qui rédige le rapport sur les conventions réglementées ?
Selon la forme sociale et la présence ou non d'un commissaire aux comptes, ce rapport est établi soit par le commissaire aux comptes lorsque la société en dispose, soit par le président ou la gérance elle-même en son absence, avant d'être présenté aux associés lors de l'assemblée statuant sur les comptes de l'exercice concerné.
