Chaque année, une fois l’exercice clos et les comptes établis par l’expert-comptable, la société doit franchir une étape obligatoire : l’approbation des comptes annuels par les associés, suivie de l’affectation du résultat et du dépôt au greffe. Pour une SARL ou une SAS, cette formalité annuelle est souvent sous-estimée, alors qu’elle conditionne la distribution des dividendes et que son oubli expose le dirigeant à des sanctions.
L’essentiel : les comptes doivent être approuvés dans les six mois de la clôture, les associés doivent recevoir les documents à l’avance, 5 % du bénéfice vont à la réserve légale tant qu’elle n’atteint pas 10 % du capital, et les comptes approuvés se déposent au greffe dans le mois, ou deux mois en ligne. Voici le calendrier et les règles à connaître.
Le calendrier de l’approbation
Le délai de six mois
Les comptes annuels doivent être approuvés par les associés dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Pour un exercice clos le 31 décembre, la date limite est donc le 30 juin.
Si ce délai ne peut pas être tenu (comptes en retard, litige, restructuration), le dirigeant peut demander une prolongation au président du tribunal de commerce, par requête présentée avant l’expiration du délai.
Un calendrier type
| Étape | Échéance indicative pour une clôture au 31 décembre |
|---|---|
| Établissement des comptes par l’expert-comptable | février à avril |
| Arrêté des comptes par le dirigeant | avant la convocation |
| Envoi des documents aux associés (SARL) | au moins 15 jours avant l’assemblée |
| Assemblée ou décision d’approbation | au plus tard le 30 juin |
| Dépôt au greffe | dans le mois de l’approbation, 2 mois en ligne |
Pour comprendre ce que contiennent les comptes, voir notre article sur les points clés du bilan comptable.
SARL et EURL : les règles à respecter
La convocation et l’information des associés
En SARL, les associés doivent recevoir, au moins quinze jours avant l’assemblée :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
- le rapport de gestion lorsqu’il est exigé ;
- le texte des résolutions proposées ;
- le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.
Pendant ce délai, les associés peuvent poser des questions écrites au gérant, qui doit y répondre lors de l’assemblée.
Le vote
L’approbation des comptes est une décision ordinaire, adoptée à la majorité prévue par la loi et les statuts. Elle peut, selon les statuts, intervenir par consultation écrite, sauf pour l’approbation des comptes qui nécessite en principe une assemblée en SARL.
Le cas de l’EURL
Dans une EURL dont l’associé unique est le gérant, le dépôt au greffe de l’inventaire et des comptes annuels dûment signés vaut approbation des comptes : l’associé n’a pas à établir de décision séparée, sauf exceptions.
SAS et SASU : une grande liberté statutaire
En SAS, les règles de convocation, de majorité et de forme des décisions sont fixées par les statuts. Deux exigences restent impératives :
- l’approbation des comptes relève de la collectivité des associés ;
- elle intervient dans les six mois de la clôture.
En SASU, l’associé unique approuve les comptes par une décision consignée dans le registre des décisions. Le dirigeant d’une SASU qui est aussi associé unique doit donc établir et signer cette décision chaque année.
Les décisions d'approbation des comptes doivent être retranscrites dans un registre coté et paraphé, ou sous forme électronique sécurisée. En cas de contrôle ou de cession de la société, l'absence de registre fragilise la preuve des décisions prises.
L’affectation du résultat
Si la société est bénéficiaire
Les associés décident de l’affectation du bénéfice, dans l’ordre suivant :
- imputation des pertes antérieures, inscrites en report à nouveau débiteur ;
- dotation à la réserve légale : au moins 5 % du bénéfice, jusqu’à ce que cette réserve atteigne 10 % du capital ;
- dotations aux réserves statutaires, si les statuts en prévoient ;
- le solde, appelé bénéfice distribuable (augmenté du report à nouveau bénéficiaire), peut être distribué en dividendes, mis en réserves facultatives ou porté en report à nouveau.
Le choix entre distribution et mise en réserve s’inscrit dans la stratégie de rémunération du dirigeant, détaillée dans notre comparatif salaire ou dividendes en SASU.
Si la société est déficitaire
La perte est généralement inscrite en report à nouveau débiteur, à imputer sur les bénéfices futurs, ou imputée sur des réserves existantes.
Si, du fait des pertes, les capitaux propres deviennent inférieurs à la moitié du capital social, une procédure spécifique s'impose, avec une décision des associés sur la poursuite de l'activité et une publicité. Ne laissez pas passer cette étape : votre expert-comptable doit vous alerter au moment de l'arrêté des comptes.
Le dépôt des comptes au greffe
Le délai et le contenu
Les comptes approuvés se déposent au greffe dans le mois suivant l’approbation, ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique. Le dépôt comprend :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
- la décision d’affectation du résultat ;
- le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, le rapport de gestion pour certaines sociétés, et la déclaration de confidentialité.
Le dépôt est payant, selon un tarif réglementé.
La confidentialité
- Les micro-entreprises au sens comptable peuvent demander que leurs comptes ne soient pas publiés.
- Les petites entreprises peuvent demander la confidentialité du compte de résultat.
Les administrations, la Banque de France et certaines autorités conservent l’accès aux comptes confidentiels.
Un exemple concret
Une SARL de trois associés, installée à Pau, clôture son exercice le 31 décembre avec un bénéfice de 60 000 € et un capital de 20 000 €. Sa réserve légale atteint déjà 1 200 €.
- Avril : l’expert-comptable remet les comptes ; le gérant les arrête et prépare le rapport de gestion et les projets de résolutions.
- Début juin : convocation des associés, avec envoi des documents au moins quinze jours avant l’assemblée.
- Fin juin : l’assemblée approuve les comptes et décide l’affectation : 800 € en réserve légale, ce qui la porte à 2 000 €, soit 10 % du capital ; 40 000 € de dividendes ; le solde en report à nouveau.
- Juillet : dépôt électronique des comptes et de la décision d’affectation au greffe, avec une déclaration de confidentialité du compte de résultat.
- Dans la foulée : paiement des dividendes et déclaration des revenus distribués.
L’année suivante, la réserve légale ayant atteint 10 % du capital, aucune dotation ne sera plus obligatoire, sauf augmentation de capital.
Le procès-verbal d’approbation
Le procès-verbal de l’assemblée ou la décision de l’associé unique mentionne notamment la date et le lieu de la réunion, les associés présents ou représentés, les documents soumis, le texte des résolutions et le résultat des votes. Il est signé et retranscrit dans le registre des décisions. Une copie certifiée de la décision d’affectation est jointe au dépôt des comptes.
Les sanctions en cas d’oubli
Les bons réflexes
- Fixer la date d'assemblée dès la clôture de l'exercice
- Envoyer les documents 15 jours avant en SARL
- Tenir à jour le registre des décisions
- Déposer les comptes en ligne dans les deux mois
Les risques en cas d'oubli
- Injonction de déposer assortie d'une astreinte
- Amende pénale pour le dirigeant
- Annulation possible des dividendes distribués sans approbation
- Signal négatif pour les banques et partenaires
Le défaut d’approbation dans les délais peut aussi entraîner, en SARL, la responsabilité du gérant, et tout associé peut demander en justice la convocation d’une assemblée. Une distribution de dividendes sans comptes approuvés est irrégulière et peut être qualifiée de dividendes fictifs.
Votre expert-comptable peut se charger de la préparation des documents juridiques annuels, en plus des comptes : c’est souvent la solution la plus simple pour une TPE ou une PME.
À retenir
- Les comptes doivent être approuvés dans les 6 mois de la clôture, prolongation possible sur requête au tribunal avant l'échéance.
- En SARL, les documents sont envoyés 15 jours avant l'assemblée ; en SAS, les statuts fixent la procédure.
- 5 % du bénéfice vont à la réserve légale jusqu'à ce qu'elle atteigne 10 % du capital.
- Les comptes approuvés se déposent au greffe dans le mois, ou deux mois en ligne, avec la décision d'affectation.
- L'oubli expose à une injonction sous astreinte, une amende et des difficultés avec les partenaires financiers.
Questions fréquentes
Dans quel délai faut-il approuver les comptes annuels ?
Les comptes doivent être approuvés dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice. Pour un exercice clos le 31 décembre, l'approbation doit donc intervenir au plus tard le 30 juin. Une prolongation peut être demandée au président du tribunal de commerce, par requête présentée avant l'expiration du délai.
Quels documents faut-il communiquer aux associés ?
En SARL, les associés reçoivent au moins quinze jours avant l'assemblée les comptes annuels, le rapport de gestion lorsqu'il est exigé, le texte des résolutions proposées et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes. En SAS, les modalités sont largement fixées par les statuts, mais l'information des associés doit leur permettre de statuer en connaissance de cause.
Qu'est-ce que la réserve légale ?
Dans les SARL et les sociétés par actions, au moins 5 % du bénéfice de l'exercice, diminué des pertes antérieures, doit être affecté à une réserve dite légale, jusqu'à ce que celle-ci atteigne 10 % du capital social. Une fois ce seuil atteint, la dotation n'est plus obligatoire, sauf si le capital augmente.
Dans quel délai déposer les comptes au greffe ?
Les comptes approuvés doivent être déposés au greffe dans le mois qui suit leur approbation, délai porté à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique. Le dépôt comprend notamment les comptes annuels, la décision d'affectation du résultat et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.
Peut-on garder ses comptes confidentiels ?
Oui, dans certains cas. Les micro-entreprises au sens comptable peuvent demander que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics. Les petites entreprises peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat. La déclaration de confidentialité est jointe au dépôt des comptes ; les administrations et certaines autorités conservent l'accès aux comptes.
Que risque une société qui ne dépose pas ses comptes ?
Le dirigeant s'expose à une injonction de déposer, éventuellement assortie d'une astreinte, prononcée par le président du tribunal de commerce, ainsi qu'à une amende pénale. L'absence de dépôt est aussi un mauvais signal pour les banques, assureurs-crédit et partenaires, qui consultent ces informations avant de travailler avec l'entreprise.
